O Responsograma é uma ferramenta essencial para o sucesso de processos e projetos, pois organiza as tarefas e define claramente as responsabilidades de cada envolvido, evitando confusões e atrasos. Diferente do Organograma, que mostra a estrutura hierárquica da empresa, o Responsograma foca nas responsabilidades individuais de cada membro em projetos ou equipes, funcionando como um mapa para direcionar todos ao mesmo objetivo.

  Origem

A origem do Responsograma na gestão empresarial é incerta e há poucos materiais sobre o tema. No Brasil, ele ganhou destaque nos atuais anos 20, sendo inicialmente usado para suprir lacunas na gestão de farmácias, um setor que demanda atendimento contínuo e profissionais com habilidades específicas. Nesse contexto, a organização e gestão da equipe são essenciais para o sucesso do negócio.

  Ao que se propõe

O Responsograma visa resolver as principais dificuldades de gestão ao oferecer uma maneira clara e eficiente de atribuir e visualizar responsabilidades dentro da organização, com o objetivo de:

  • Eliminar ambiguidades e clarificar responsabilidades.
  • Melhorar a coordenação e comunicação entre os membros da equipe.
  • Evitar a sobreposição de tarefas e mitigar funções/papéis negligenciadas.
  • Facilitar a gestão de projetos e cumprimento de prazos.
  • Ajudar na avaliação de desempenho justa e objetiva.
  • Promover a colaboração entre departamentos e equipes.

É uma ferramenta estratégica para otimizar processos, melhorar a produtividade e garantir que as responsabilidades dentro de uma organização estejam bem distribuídas e claramente definidas.

  Estrutura

A estrutura do Responsograma é composta por pilares que complementam as definições de cargos feitas pelos profissionais de Recursos Humanos, estando alinhados ao Organograma da empresa. Para criá-lo, é essencial definir os pilares relacionados ao papel a ser desempenhado, podendo ser adaptado a um profissional, equipe ou departamento, com ajustes conforme as necessidades da organização, sem perder sua essência.

Os pilares do Responsograma são:

  • Atividades do papel: Refere-se às funções e impacto do colaborador na estrutura organizacional.
  • Requisitos necessários: São as qualificações, habilidades e características exigidas para o papel.
  • Preparo técnico (Hard Skills): Competências técnicas específicas necessárias para o cargo.
  • Preparo comportamental (Soft Skills): Habilidades interpessoais e emocionais que facilitam a interação eficaz no ambiente de trabalho.

  Exemplo 1:

A empresa EXEMPLAR, em seu novo plano estratégico, pretende ter uma área profissional dedicada a promover a empresa aproveitando oportunidades através de marketing digital, com esse papel que precisará ser atendido, há a possibilidade da empresa promover seus profissionais já existentes em seu quadro, ou, buscar esses talentos no mercado. Antecipando a criação dessa nova área na execução desse papel, o exercício de construção do Responsograma foi aplicado. Confira a seguir:

Papel:

Promover a empresa ou seus produtos no ambiente digital, aumentando a visibilidade e atraindo novos clientes.

 Atividades do papel:

  • Criar/Gerenciar campanhas de marketing online (Google Ads, redes sociais, SEO).
  • Analisar métricas de performance e ajustar as estratégias.
  • Trabalhar com equipes de vendas e design para alinhar as mensagens de marketing.

Requisitos:

  • Conhecimento prático em estratégias de Marketing Digital.
  • Análise de dados e métricas.
  • Criatividade para produção de conteúdo direcionado.
  • Domínio de plataformas de Marketing Digital.
  • Gerenciamento de orçamento.
  • Comunicação.

Preparo técnico (Hard Skills):

  • Qualificação em SEO e SEM
  • Domínio de ferramentas para Social Media
  • Formação em Propaganda e Marketing
  • Qualificação certificada em Google Analytics
  • Pós-graduação em Gestão Comercial
  • Formação em Design Gráfico

Preparo comportamental (Soft Skills):

  • Comunicação eficaz.
  • Escuta ativa.
  • Pensamento crítico.
  • Gestão do tempo.
  • Inteligência emocional.
  • Capacidade de influenciar.

Definindo as principais características necessárias para o exercício da função/papel, podemos concluir o alicerce da organização do Responsograma, finalizando o planejamento e evoluindo para a sua construção.

Avançando a implementação

A integração do Responsograma com a Matriz RACI é uma estratégia eficaz para a Gestão por Jornadas e Gestão de Produtos. Na Gestão por Jornadas, o Responsograma define as responsabilidades em cada fase da jornada, garantindo uma experiência do cliente mais fluida e alinhada. Na Gestão por Produtos, a ferramenta organiza as responsabilidades das equipes multidisciplinares, facilitando o desenvolvimento e o lançamento de produtos. Em ambos os casos, o uso do Responsograma com a Matriz RACI melhora a comunicação, evita sobreposições e assegura resultados mais ágeis e precisos, essenciais para o sucesso organizacional.

Concluíndo

O Responsograma é uma ferramenta estratégica essencial para garantir clareza e eficiência na gestão de processos, seja em jornadas de experiência ou na gestão por produtos. Ao definir claramente as responsabilidades de cada agente, ele alinha as ações aos objetivos da organização, otimizando fluxos e evitando sobreposições. Independentemente do formato, sua aplicação assegura execução coordenada e transparente. 

Para empresas em busca de transformação, a implementação do Responsograma é crucial, e a e-volve.one, com sua metodologia e-insight, oferece um diagnóstico preciso para garantir resultados duradouros e sucesso organizacional.